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时间管理
作者:漫游   分类: 原创作品    时间:2014-4-14 21:09   热度:2856°   字号:        评论:0 
作者:漫游   分类: 原创作品    时间:2014-4-14 21:09   热度:2856°  评论:0 条 


时间管理的四象限工作法

这个概念提过好久,我一直没记住究竟是“重要不紧急”的优先,还是“紧急不重要”的优先。今天,我算是认真总结出来了,下面按优先程度划分顺序记之。如果你对此熟知,请跳过。

 

朋友,你是否天天在忙,是否忙得不得要领?认真领会时间管理的四象限工作法,它会让你的工作变得高效,工作不再是负担。成就高效的卓越管理者就在于实践时间管理的四象限工作法。

 

1、第一象限,重要且紧急

A、紧急情况

B、迫切问题

C、限时事情

没什么好说的,十万火急必须处理的紧要事,自然是要优先处理。这与第二象限的转化、第三象限的区别,后文有述。

 

2、第二象限,重要不紧急

A、长期规划

B、问题的发掘、预防

C、培训与提升

D、人际关系

锻炼身体、理财投资、自我增值,这些长期规划的事情都属于这个象限。人们都知道健康的重要,却往往拖到生病了才去重视锻炼;往往到了面临失业、就业压力时,才后悔没有进行有效的自我增值。

因为可以拖,很容易会升级至第一象限。因此在时间管理上,这一象限是至关重要的一环,其优先程度仅次于第一象限。

荒废这个象限将使第一象限日益扩大,使我们陷入危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个象限有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生,简而言之:防患于未然。

这是发挥个人领导力的地方,这象限不会对我们造成催促力量,只有靠主动去完成。这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的""事无限变少,不再瞎""

 

3、第三象限,紧急不重要

A、电话、访客

B、会议

C、信件、报告

接了个陌生电话说是调查,我们完全可以说声抱歉就直接挂掉,然而内心的善良使我们觉得花一点点时间能帮助别人也是好的,于是花下去的往往不是对方所说的一分钟。更重要的是,其实这些电话往往不是推销就是诈骗,早挂早安心。

表面看似第一象限,因其迫切性会让我们产生"这件事很重要"的错觉--实际上就算重要也只是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。

工作上这方面的事,作为管理层完全可以并且应该交由下属处理。诸葛亮的鞠躬尽瘁就是把自己毁在这上面,留下了名声,却累死了自己,还间接导致蜀国后期的人才凋零。其实他只需要花少许时间向下属嘱咐要点,并最终校正结果即可。因为这事并不重要,即使搞砸了也不会造成多大问题,大可以放手让下属去锻炼。或许下属现在还不能让人放心,但只要多给他一些机会锻炼,他总会有让人放心的一天。

同样,像清洗、养护车子花点钱让别人代劳的事情,对于事业稳定的人来说更划算,毕竟时间比金钱宝贵。

 

4、第四象限,不重要不紧急

A、把无聊的小说、剧集一直追下去

B、沉溺网游或某些消遣

C、办公室聊天、网上的争论

跟认识或不认识的人瞎扯半天,脸红耳热、唇干舌燥的,结果不但不能解决任何问题,往往还会带来焦虑、不安、烦躁等负面情绪。这不是经营人际关系的举措,现代社会的人际关系维持应当是在保证最少有一方会得益的前提下才去做。

这些行为简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。但这倒不见得都是休闲活动,因为真正有意义的休闲活动是很有价值的。然而像上面AB的例子,这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来就会发现其实是很空虚的。

 

  现在你不妨回顾一下上周的生活与工作,你在哪个象限花的时间最多?请注意,在划分第一和每三象限时要特别小心,急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标,如果答案是否定的,便应归入第三象限。

 

 

 

时间的高效运用

前面我们学习了如何按轻重缓急来划分并处理事情,接下来,我们继续学习如何高效的运用时间。

每人每天都只有24小时,在吃喝拉撒睡洗这些不能减免的前提下(我反对靠长期的牺牲睡眠来换取时间的做法),可运用的时间总量是不可再增加了,那么提高时间的利用效率就变得必然。

1、专注一项事情

大脑可以同时处理两项甚至更多的事情,却无法都处理好。例如左手画圆右手画方,吃饭时看电视会影响消化,大便时玩手机会蹲很久……

我们在同一个时间段里应当只专注于一件事情,该干嘛干嘛,不相关的事连想一下都不可以。

为了能专注,应尽量的造就一个与外界隔绝的环境。把QQ、微信、微博及电话等可能随时打扰你的因素排除,不要放音乐,找个安静独立的环境。为啥武侠宗匠要闭关修炼,为的就是这个。

2、职能分开

试想,会议因为发言人接家人一个“今晚回来吃饭吗”的电话而中断,约会、聊天时多次被工作电话打断,学习时想着等会可以看刚下载好的电影,陪孩子玩时想着学习,这种状态能让你和对方满意吗?

与第1条类似,把我们的思想模式、身体状态,在工作、生活、学习、休闲间回来切换,同样不会高效,既影响自己,又影响亲人和同事。现实中有太多的身不由己,但这不应该成为理由,我们还是有办法可以解决一部分的。

3、避免多事项切换

就像内存很小的一台电脑,同一时间只能运行一个软件,要用Word打字就得把浏览器关掉,要画图就得把Word关掉。如果频繁的在软件间切换,那么耗费在关闭和启动软件的时间将不会少。

为避免中断,我们可以规划大块的时间用于做需要思维连贯的事。事实上,上班前和晚上的办公室,通常都比较适宜,关键只是看自己能不能了。

4、利用精力旺盛的时间段

好钢用在刀刃上。在小学就听老师说过,经过一晚的休息,早上的精神会比较好。这个时间段就可以做最困难、最伤神的事。要是你上班时间是9点,而你7点就到了办公室,这接下来的2小时将会是一天中最高效的时间。就算是9点开始上班,还是有很多同事姗姗来迟,或吃早餐,或看新闻,或逛淘宝,各忙各的,往往要到10点以后才开始陆续进入工作状态,这1小时也是个不错的时间段。

5、时间表

制定时间表,通过商量让身边的人(好吧,除非你是财大气粗的大老板,否则只能对家人生效)也遵从你的时间表,就可以比较有效的解决上面的问题。比如跟小孩约定,晚上7点半到8点陪他玩或做作业,8点后就各自学习,9点后自己就可以看电影、视频、轻松资讯。

相对制定,执行更为重要。一个经常不能如计划执行的时间表,就失去了它的价值。这时候需要我们去重新审视,是制定的问题,还是执行力的问题。若是后者,我们可以通过养成习惯来实现。

6、良好习惯

拒绝诱惑,尽可能的避免特殊化,避免破坏规律的事情发生。

据说,一个行为只要连续坚持21天,就会形成习惯。这时你就会自然而然的去做,不会有不适或抗拒。规律的生活对健康有益,不要以为这种生活很无趣,因为一旦习惯了规律,打破规律的生活反而觉得难受。

7、碎片时间

每天都会有多次数分钟的碎片时间,不适合做专注的需要思考的事情,看点新闻倒还可以。微博和微信是个选择,但记住不要过度,不要把时间过多花在上面。因为它们是个有很大营销成分的平台,其信息通常具有吸引眼球的标题或主图,一定夸张程度的内容,良莠不齐。因此得耗费心神去过滤广告信息,辨别内容真伪。对于这类平台,我套用一句话:很累,感觉不会再爱了。

 

 

时间的投资

常言道“时间就是金钱”,从管理时间的角度来说的确可以像管理金钱一样。某项一直在亏损的投资(时间的浪费),会拖累甚至拖垮全盘投资计划(人生规划),让你离富人阶层(成功)越来越远,甚至会赔钱、破产(失败)。钱丢了可以挣回来,投资失利尚有机会翻盘。但时间是不可逆的,一旦失去就不可能再找回来。所以时间比金钱要重要得多。

工作原因,我面试过不少毕业生,让我有很深感触,下面是我对大学生们不吐不快的说话。

中国教育体制下,大学跟高中是两种截然相反的管理,很多人在大学的时间是浪费掉的,上大学只是为文凭,为达到就业基准线。他们大部分的知识技能都仅限于课堂所授(学得差的还达不到),大部分的实践都仅限于课堂作业和毕业设计。打游戏、谈恋爱、上网聊天,占据了大部分大学生的课余甚至课堂时间。因为“与世隔绝”的安逸环境,造就慵懒甚至颓废的生活,最终结出了毕业就等于失业这个苦果。

用人单位招你进来是为企业解决问题的,不是发工资给你来学习、培训,甚至玩微信、刷微博、上网逛淘宝的。不是名牌大学毕业的同学们,要是遇着有企业肯招聘你还付正常员工薪水的,就好好珍惜吧,大部分的中小企都没有这种余力来培养人才的,何况你能保证你的成长程度能在三到六个月后就可以达到企业的目标?能保证你的能力性格就是企业需要的人才?能保证你不会过河拆桥半路跑掉?

之所以扯到大学生身上,是因为他们是拥有最多可利用时间却又最浪费时间的一个群体。大学时间是一个有很大升值潜力的投资项目,它能为你积累人生的原始资本,决定了你就业的起点。大学教育只是领你入门,修行还得看个人。结合你的专业、兴趣,或是热门行业、高薪职位,随便都行,反正三十六行行行出状元。关键是课余时间必须有目标有计划的学习,多看多练多思考。

人生中有相当一部分时间是拿来浪费的,我们不可避免,但可以努力减少。走了弯路,虽然也能蹭点经验值,但终究不及走直路的快,看,人家已经打到下一关了。作为普通玩家,显然在起跑线上就输给RMB玩家一截;身为穷屌丝,同样在出身就输给富二代一截。请问,你还有什么理由去浪费自己的时间?想输得更多吗?想输得更惨吗?如果你觉得无所谓,那么请你直接返回退出关闭网页。如果不是,那么首先就来好好的学习管理时间,做好时间计划,并付之于行动,直到时间的尽头。昨天浪费的时间,今天不加倍努力赢回来,明天就会输得很惨。

 

我们下次来学习如何高效的阅读(读得快、记得多)。

瞧瞧上一篇文章去!   瞧瞧下一篇文章去!
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本文作者:漫游      文章标题: 时间管理
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